Manual
Kurz und knapp
Wie lange ist die Mindestlaufzeit?
Nur ein Monat. Es gibt eine kostenlose 30-Tage-Testversion, bei der alle Module und deren Funktionen freigeschaltet und getestet werden können.
Wie kaufe ich eine Lizenz?
Such eines unserer Pakete aus, oder stelle ein selber zusammen auf unser Homepage. Wenn eingeloggt, unter dem Reiter Lizenz findest du die Bankverbindung, an die du die fällige Monatssumme mit dem dort angezeigten Verwendungszweck überweist.
Wie verlängere ich die Laufzeit meiner Lizenz?
Überweise rechtzeitig die fällige Monatssumme. Wann deine Lizenz abläuft, kannst du unter Lizenz sehen.
Was muss ich tun um meine Lizenz zu kündigen?
Du musst nichts weiter tun als die Zahlung einzustellen. Deine Lizenz wird automatisch gekündigt.
Wer kann meine Daten sehen?
Keiner außerhalb deines Unternehmens hat Zugang zu deinen Daten.
Läuft ProOffice auf jedem Gerät?
Ja, alles was du brauchst ist ein Browser, der HTML5 unterstützt. Das ist praktisch jeder aktuelle Browser. Außerdem kannst du auch unser App installieren.
Ich habe noch weitere Fragen, was nun?
Nutze bitte unser Kontakformular.
Allgemein
Wie registriere ich mich?
Wir freuen uns, dass du dich für ProOffice entschieden hast! Um dich zu registrieren, wähle auf unserem Homepage die Module oder ein Paket mit deinen gewünschten Funktionen aus und klicke auf den Testen Button.
Wichtig: Es soll sich nur die Person registrieren, die für das Geschäft oder das Büro zuständig ist.
Warum benötigt ihr meine Adresse?
Um Rechnungen auszustellen, benötigen wir die Adresse deines Unternehmens.
Wie logge ich mich ein?
Nachdem du die Verifizierungsmail bestätigt hast, kannst du dich mit deiner E-Mail-Adresse oder Handynummer (wenn du diese eingetragen hast) einloggen.
Wie wechsel ich die Sprache?
Wenn du nicht eingeloggt bist, scrolle bis ganz nach unten. Ansonsten unter dem Privatinformation Reiter.
Was ist die Filterobjekte?
Ein Eingabefeld zum Auswählen eines Mitarbeiters wie z. B. beim Anlegen von Mitarbeitern für ein Team, oder eines Teams wie beim Kalender. Die Suche läuft über den Namen und gibt maximal fünf Treffer aus. Ein Klick auf die Lupe neben dem Eingabefeld zeigt dir alle Mitarbeiter, Teams oder Schichten an.
Was sind die Tabellen?
Die meisten Tabellen zeigen interaktive Daten. Je nachdem wo genau du klickst, öffnen sich unterschiedliche Fenster:
- Klick auf Mitarbeiternamen: hier öffnet sich ein Fenster mit Infos zu dieser Person.
- Klick auf die Zeile (aber nicht auf den Namen): vollständige Informationen werden angezeigt.
- Wenn du Adminrechte hast, ein Klick öffnet ein Fenster in dem du editieren kannst, wie z. B. bei Teams oder Mitarbeiter.
Wie werden änderungen gespeichert?
Die meisten editierbaren Felder werden automatisch gespeichert wenn du sie änderst, wie bei Einstellungen.
Mein Profil
Was kann ich meine Daten sehen?
Unter dem Allgemein Reiter kannst du deine persönlichen Daten sehen und verwalten:
- Geburtstag
- Adresse
- Handynummer
- Profilfoto
Administratoren können unter Mitarbeiter die Daten eines Mitarbeiters, wie Namen oder E-Mail-Adresse usw. aktualisieren.
Was wird mir unter Stunden angezeigt?
Einen Bericht über einen Monat deiner Wahl, um über deine gearbeiteten Stunden, Lohn, genommenen Urlaubstage und möglichen Fehltage wegen Krankheit.
Was kann ich unter Einstellungen machen?
- Die seitliche Symbolleiste anzeigen, um schnell und komfortabel zwischen den Menüpunkten wechseln zu können.
- Die Sprache und das Datum- und Zahlenformat wechseln.
- Dein Passwort ändern.
Unter Privatinformation wird dir die Anzahl deiner Urlaubstage angezeigt.
Was gebe ich bei Präferenzen an?
Deine Präferenzen sind relevant für den Schichtplan.
- Dir werden alle deine Schichten angezeigt.
- Wähle aus, welche deine bevorzugten Tage zum arbeiten sind.
Unternehmen
Welche Daten werden unter Allgemein gespeichert?
- Hier stehen allgemeine Informationen über dein Unternehmen, wie Name, Adresse, Bundesland usw.
- Mitarbeiter, die du unter Büro auswählst, haben alle Adminrechte.
Wie lege ich einen neuen Mitarbeiter an?
Wichtig: Mitarbeiter müssen erst angelegt werden, bevor sie in Teams hinzugefügt werden können:
- In dem sich öffnenden Fenster trägst du alle relevanten Daten ein.
- Trage den Jahresurlaub und den noch vorhandenen Resturlaub ein.
- Bestimme, welche Berechtigungen der Mitarbeiter haben darf. Z. B. ob er selber seinen Urlaub genehmigen darf oder ob er sich über das System krankmelden darf.
- Trage relevante Moduldaten ein, z. B. den Stundenlohn im Falle einer Schicht.
Wie editiere ich ein Mitarbeiter?
- Klicke auf die gewünschte Zeile mit dem Mitarbeiternamen in der Tabelle um seine Daten zu aktualisieren.
- Klicke auf das rote um den Mitarbeiter in die Gelöschte Mitarbeiter zu verschieben.
- Das Löschen eines Mitarbeiters aus der Gelöschte Mitarbeiter Liste ist unwiderruflich.
Welche Berechtigungen gibt es?
- Role.Type[0]Der Mitarbeiter kann Urlaub machen, indem er im Kalender markiert wird, ohne den Manager nach Genehmigung fragen zu müssen.
- Role.Type[1]Der Mitarbeiter kann sich in den Kalender Krank eintragen, anstatt das Büro anrufen und ihnen es machen lassen.
- Role.Type[2]Der Mitarbeiter kann über dem Dashboard die Stempeluhr starten und beenden und die Arbeitszeiten seiner Schicht im Angebot manuell editieren.
- Role.Type[3]Der Mitarbeiter kann selber aussuchen in welchen Schichten er arbeitet im Angebot
- Role.Type[4]Der Mitarbeiter kann seine Geschäftsreise im Kalender selber markieren anstatt diese mit dem Büro zu koordinieren.
- Role.Type[5]Der Mitarbeiter kann Homeoffice machen, indem es im Kalender markiert wird, ohne den Manager nach Genehmigung fragen zu müssen.
Warum sind manche Berechtigungen nicht änderbar?
Die Berechtigungen, Teamleiter darf Urlaub o. Homeoffice von Teammitgliedern genehmigen, werden geerbt.
Wenn ein Mitarbeiter auch Teamleiter ist und diese Teamberechtigungen aktiviert sind, dann sind diese Berechtigungen für den Mitarbeiter aktiviert und können nicht geändert werden, es sei denn der Mitarbeiter kein Teamleiter mehr ist.
Wie erstelle ich ein neues Team?
Wichtig: Um Teammitglieder hinzufügen zu können, müssen diese erst im Reiter Mitarbeiter angelegt werden.
Hier erhältst du eine Übersicht über alle Teams und deren Mitglieder. Als Admin kannst du über den Button Neues Team ein neues Team anlegen:
- Vergebe einen Namen für das Team.
- Wähle einen Manager mit Hilfe des Filterobjekts aus.
- Füge im nächsten Schritt Mitarbeiter dem Team hinzu.
- Wenn du das Schichtplan Modul nutzt, kannst du die Schichten auswählen, die dieses Team bedient.
Welche Daten werden mir unter Berichte angezeigt?
Lass dir Berichte je nach Monat, Quartal oder Jahr ausgeben:
- Geschäftsreisen und deren Kosten,
- Urlaub, Abwesenheiten durch Krankheit, Homeoffice,
- Arbeitstage, Arbeitsstunden und Lohn.
Angebot
Was sind Module?
Unser System basiert auf Modulen. Wenn du eine Lizenz erwirbst, erhältst du automatisch die Kernmodule. Du kannst zusätzlich weitere Module auswählen, die die Funktionalität unseres Systems erweitern und dich bei der Verwaltung deines Unternehmens unterstützen. Du kannst jederzeit Module unter Lizenz hinzufügen oder entfernen.
Angebot
Welche Informationen werden auf dem Dashboard angezeigt?
Das Dashboard bietet dir eine Übersicht von allen wichtigen Informationen. Sehe auf einen Blick:
- wer wann Urlaub hat
- wer sich krankgemeldet hat
- wer im Homeoffice arbeitet
- in welchen Schichten du eingetragen bist
- falls aktiviert: zeichne Arbeitsbeginn und -ende per Stempeluhr auf
- deine Geschäftsreisen
- alle Nachrichten
Welche Aktionen kann ich auf die Informationen anwenden?
Administratoren und Manager (je nach Berechtigung) sehen im Angebot alle Anfragen ihres Teams bezüglich Urlaub und Homeoffice und können diese mit einem Klick ablehnen oder genehmigen.
Kalender
Was wird im Kalender angezeigt?
Im Kalender siehst du deine Ereignisse bzw. Aktivitäten und die von allen deinen Kollegen:
- Urlaube, Krankmeldungen, Homeoffice, Geschäftsreisen, Geburtstage, Ferien und Feiertage deines Bundeslandes.
- Die verschiedenen Einträge (Urlaub, Krank usw.) sind farblich gekennzeichnet. So erkennst du Urlaub z. B. an der Farbe Gelb.
Was ist der Modus Pro Mitarbeiter?
Hier erhältst du eine andere Kalenderansicht: es werden die Daten für den gesamten Monat als eine Tabelle mit allen Mitarbeitern angezeigt. Jede Zeile enthält einen Mitarbeiter und jede Zelle enthält seine Aktivitäten an dem Tag.
Wie sehe ich alle Aktivitäten an einem Tag?
Wähle den Modus Info aus und klicke auf einen Tag deiner Wahl. Dir werden dann alle Ereignisse dieses Tages angezeigt.
Wie trage ich eine Aktivität ein?
- Wähle unter Modus die relevante Aktivität aus.
- Wähle den ersten Tag und anschließend den letzten Tag aus (bei einer Dauer von nur einem Tag, zweimal auf diesen Tag klicken).
Wie lösche bzw. mache ich eine Aktivität rückgängig?
- Wähle zuerst den Modus aus und klicke dann wie oben beschrieben auf die Tage, von denen du einen Eintrag löschen möchtest.
- Dir werden dann alle Einträge in diesem Zeitraum angezeigt.
- Klicke auf das rote um einen Eintrag zu löschen.
Warum gibt es drei verschiedene Farben für Urlaub?
Damit du genehmigten Urlaub sofort erkennen kannst:
- Teamleiter darf Urlaub von Teammitgliedern genehmigen: du hast Urlaub eingetragen, dieser wurde aber noch nicht genehmigt.
- Anstehender Urlaub (löschen): du willst Urlaub zurückziehen, dies wurde aber noch nicht genehmigt.
Angebot
Der Angebot zeigt dir alle Schichten in einer praktischen Wochenübersicht.
Werden jedem alle Schichten angezeigt?
Nein. Jeder sieht die Schichten, die zu seinem Team gehören. Admins sehen alle.
Wer kann Eintragungen im Schichtplan vornehmen?
- Mitarbeiter: können sich selber eintragen, wenn sie dafür die Berechtigung erhalten haben.
- Manager: überall dort, wo sie als Manager eingetragen sind.
- Angebot: können jede Schicht editieren.
Wie editiere ich den Schichtplan?
- Klicke auf eine Schicht.
- Wähle Mitarbeiter aus, die du in die Schicht eintragen möchtest mit Klick auf das Kästchen.
- Entferne Mitarbeiter aus Schichten, indem du auf das Häkchen klickst.
- Trage Bereitschaften ein:
- Aktiviere den Umschalter neben Bereitschaft und wähle die Mitarbeiter aus, die in Bereitschaft für diese Schicht sind.
- Deaktiviere anschließend den Umschalter wieder, wenn du Mitarbeiter für die Schicht auswählen möchtest.
Wie kann ich Schichten automatisch belegen?
Unser System kann selbstständig Schichten für dich belegen:
- Wähle aus ob du Schichten nach Präferenzen der Mitarbeiter, vergangenen Schichtplänen oder Zufall belegen möchtest.
- Klicke auf den Schichten belegen Button.
- Algorithmen berechnen anhand deiner Auswahl, wie der Schichtplan belegt werden kann und weist den Schichten automatisch Mitarbeiter zu.
Angebot
Das KI-Modul bezieht sich auf das Schichtplan Modul Modul und gibt dir Einblicke in Bezug auf dein Betrieb.
Muss ich meinen echten Umsatz mitteilen?
Nein. Es ist in Ordnung, wenn du deinen echten Umsatz nicht mit uns teilen möchtest. Dieses Modul funktioniert genauso gut, solange du immer das gleiche Gewicht verwendest:
- Wähle einen Multiplikator, z. B. 0,18, 0,63, 3,7 oder welchen anderen Wert auch immer du bevorzugst.
- Multipliziere deinen Tagesumsatz mit diesem Wert.
- Speichere den Wert im entsprechenden Datum.
Beispiel:
Am Tag 1, 2, 3 betrugen die Einnahmen jeweils 5.000€; 6.500€; 5.500€.
- Unserer Multiplikator ist 0,3
- Unsere modifizierten Umsätze sind:
- Tag 1 - 5.000 x 0,3 = 1.500€
- Tag 2 - 6.500 x 0,3 = 1.950€
- Tag 3 - 5.500 x 0,3 = 1.650€
- Wir schreiben und speichern diese Ergebnisse in den entsprechenden Daten.
Wie funktioniert das KI-Modul?
Damit unsere KI dir bedeutungsvolle Einblicke geben kann, braucht sie zuerst Daten von ein paar Monaten von deinem Betrieb. D.h. du musst mitmachen und jeden Tag deinen Umsatz unter Einblicke eintragen. Wenn es genug Daten gibt, kann die KI dein Umsatz, Schichtpläne und Mitarbeiter analysieren und dir einen Bericht über die Ergebnisse ausgeben.
Welche Einblicke kann mir die KI geben?
Anhand der Daten im System kann die KI dir Einblicke in Bezug auf welche Mitarbeiter einzeln oder zusammen gut arbeiten und dein Geschäft mehr Umsatz bringen. Auf dieser Weise, kannst du das System deine Schichte besser planen lassen, und für mehr Umsatz und noch bessere Stimmung in deinem Geschäft besorgen.
Angebot
Mit wem kann ich kommunizieren?
Unter Angebot findest du einen Messenger, mit dem du mit einzelnen Mitarbeitern, deinem Teams und der Angebot schnell und direkt kommunizieren kannst.
Wer kann alles meine Nachrichten lesen und antworten?
- Mitarbeiter: Nur der Mitarbeiter, den du ausgewählt hast.
- Team: Alle Mitarbeiter sowie der Manager, die diesem Team angehören.
- Angebot: Die in ProOffice im Menü Angebot eingetragenen Mitarbeiter.
Angebot
Wie trage ich eine Geschäftsreise ein?
Aktiviere im Kalender den Modus Geschäftsreise und klicke auf den ersten und den letzten Tag der Geschäftsreise.
Wie wird eine Geschäftsreise abgerechnet?
Wichtig: Alle Kosten werden nur mit Pauschbetrag berechnet.
Nachdem du eine Geschäftsreise im Kalender eingetragen hast, kannst du und der Admin:
- Markieren welche Mahlzeiten von der Firma bezahlt wurden.
- Rechnungen für z. B. Flüge und Hotelübernachtungen hochladen.
Abrechnung
Was beinhaltet eine Lizenz?
Wenn du eine Lizenz kaufst, wählst du aus, welche Module sie enthält, wie viele Mitarbeiter es gibt und ob du die Lizenz monatlich oder jährlich bezahlen möchtest. Vor dem Kauf einer Lizenz kannst du unser System und unsere Module 30 Tage lang kostenlos testen. Ein Upgrade deiner Lizenz ist jederzeit möglich.
Wo finde ich meine Rechnungen?
Du kannst jederzeit deine Rechnung herunterladen.
Wie läuft die Abrechnung?
Es ist empfohlen, den Betrag mindestens drei Arbeitstage vor Ablauf der Lizenz zu überweisen. Verspätete Beiträge können dazu führen, dass unsere Service nicht mehr funktionieren, da du deine Lizenz kündigen kannst, indem du die Bezahlung einstellst.